Bakgrund och inledning
Svenska Bostäder, inklusive Stadsholmen, värnar om den personliga integriteten. Bolaget verkar för att endast behandla nödvändiga personuppgifter för att fullgöra åtaganden enligt skyldigheter i lagar och avtal.
Syfte
Syftet med policyn är att tydliggöra och ge vägledning hur bolaget behandlar och hanterar personuppgifter.
Definitioner
Med personuppgifter menas all information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även foton på personer klassas som personuppgifter.
Omfattning och avgränsning
Samtliga medarbetare, konsulter och andra som företräder Svenska Bostäder och Stadsholmen ska förstå och följa innebörden i Policy för hantering av personuppgifter. Chefer ansvarar för att informera sina medarbetare om innehållet och arbeta för efterlevnad av policyn.
Genomförande
Bolaget är medvetet om att vi endast under begränsad tid ”lånar” personuppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden. Ett tydligt ändamål för behandlingen av personuppgifter ska alltid finnas. Svenska Bostäder skyddar personuppgifter med ändamålsenlig säkerhetsteknik. Bolaget begränsar antalet personer som har tillgång till informationen. Känslig information har bara personer med särskild behörighet tillgång till.
Svenska Bostäder tecknar personuppgiftsbiträdesavtal i de fall en leverantör, på Svenska Bostäders uppdrag, behandlar personuppgifter under Svenska Bostäders ansvar. Svenska Bostäder säljer inte och utbyter inte personuppgifter med andra företag för marknadsföringsändamål.
Svenska Bostäder lagrar endast personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att utföra våra åtaganden. Som ett kommunalt bostadsbolag har Svenska Bostäder att förhålla sig till offentlighetsprincipen samt att även följa gällande arkivlagstiftning med bl.a. gallringsfrister.
Var och en som lånat ut sina personuppgifter har rätt att få ett utdrag på vilka uppgifter som finns i våra register. Den registrerade kan alltid, till Svenska Bostäder, begära rättning av inkorrekta personuppgifter.
I det fall en personuppgiftsincident uppkommer bedömer Svenska Bostäder dess inverkan på de registrerade och vidtar nödvändiga åtgärder. Om det är troligt att personuppgiftsincidenten kommer att medföra en risk för de registrerade anmäls detta skyndsamt till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Svenska Bostäders har ett dataskyddsombud (DSO). Dataskyddsombudets uppgift är att se till att bolaget uppfyller kravet på ansvarsskyldighet och följer gällande lagkrav.
Kopplingar till andra dokument
Denna policy och dess tillämpning beskrivs närmare genom nedanstående interna styrdokument.
Kopplingar till andra dokument
Denna policy och dess tillämpning beskrivs närmare i regler för behandling av personuppgifter där även roller och ansvar framgår.
Senaste revision: 2022-03-21
Godkänd i styrelsen: 2022-06-02