Det är viktigt för oss på Svenska Bostäder att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av den information om dig som vi sparar hos oss.
Allmänt
Svenska Bostäder värnar om din personliga integritet. Syftet med dessa regler är att skydda dina personuppgifter när du är i kontakt med oss. I vår koncern ingår även Stadsholmen.
Då vi är ett kommunägt bostadsbolag måste vi även förhålla oss till exempelvis offentlighetsprincipen, arkiv- och bokföringslagen, vilket ibland medför att vi har en skyldighet att bevara handlingar under en viss tid.
Personuppgiftsansvarig
AB Svenska Bostäder 556043-6429 är personuppgiftsansvarig för all behandling av dina personuppgifter som sker inom koncernen.
Vilka personuppgifter behandlar Svenska Bostäder?
Är du hyresgäst hos oss behöver vi spara uppgifter om dig som enligt dataskyddsförordningen klassas som personuppgifter. Personuppgifter är all slags information som kan kopplas till dig som person. Exempel på sådana uppgifter är namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Vid uthyrningen behöver vi också behandla finansiell information, till exempel löneuppgifter, för att säkerställa att du kan betala din månadshyra.
Vi kan också behöva dina kontaktuppgifter för att informera dig om sådant som vi anser att du som hyresgäst hos oss bör känna till. Vi samlar endast in de personuppgifter som är nödvändiga utifrån vad kundförhållandet kräver. Nedan ser du hur vi behandlar dina personuppgifter i relation till olika kontakter och händelser du har med oss.
När du hyr lokal eller förråd hos oss
När ditt hyresförhållande har upphört
För dig som har skyddade personuppgifter
Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dessa enligt de rutiner vi har för att säkerställa att de hålls skyddade.
För dig med Aptusbricka till våra kontor eller fastigheter
För de flesta av våra fastigheter och alla våra kontor har vi Aptuslås på entrédörrar och dörrar in till allmänna utrymmen. För att kunna jobba aktivt med trygghet i fastigheterna, behörighetsstyrning och förebyggande av obehörigt tillträde registreras passageloggar för varje enskild Aptusbricka. Den lagliga grunden för denna registrering är vårt berättigade intresse. Passageloggar sparas i 14 dagar.
Kameraövervakning på våra fastigheter
Här kan du läsa mer om vår hantering av personuppgifter i samband med kameraövervakning.
Hur hanterar vi dina personuppgifter när du söker en tjänst hos oss
När du söker en tjänst hos Svenska Bostäder med dotterbolag
Uppgifterna som du lämnar i din ansökan registreras för Svenska Bostäders med dotterbolags räkning i Svenska Bostäders rekryteringssystem. Vi behandlar personuppgifter såsom namn, födelseår, kontaktuppgifter, uppgifter i cv och personligt brev, övriga bifogade filer (ex. betyg). Ändamålet med behandlingen av dessa personuppgifter är att hantera din jobbansökan. Vi behöver denna information för att kunna fullfölja vår rekryteringsprocess. Den lagliga grunden för denna personuppgiftsbehandling är berättigat intresse.
När du skickar in en ansökan för en tjänst till oss godkänner du att dina personuppgifter registreras och behandlas för rekrytering. Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängliga för HR och rekryterande personer inom organisationen samt rekryteringsföretag i enlighet med dataskyddsförordningen. Det kan i vissa fall, förutom rekryterande chef, även vara fackliga representanter eller motsvarande.
Om du har skyddad identitet ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen. Du bör även vara aktsam om vilken information du delar i din ansökan. Delge därför endast information som är relevant för den aktuella befattningen.
Samtliga personuppgifter kommer att raderas från Svenska Bostäders databas i rekryteringssystemet inom 30 månader efter din senast sökta tjänst.
Svenska Bostäders regler för hantering av anställdas och konsulters personuppgifter
Om du är konsult hos oss kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att ge dig den utrustning som du behöver samt för att administrera behörigheter i våra system. Detta gör vi med den lagliga grunden avtalsförhållande. Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för behandlingens ändamål och enligt gällande lagstiftning.
För dig som levererar tjänster eller produkter till oss
Om du är kontaktperson eller anställd hos någon av våra leverantörer eller affärspartners behandlar vi dina personuppgifter med anledning av ett berättigat intresse att kunna ingå, administrera och fullgöra avtal.
Om du har en enskild firma behandlar vi även här dina personuppgifter för vårt berättigade intresse att ingå och följa upp avtal. Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för behandlingens ändamål och enligt gällande lagstiftning.
När du kontaktar oss
Du kan välja att kontakta oss på flera olika sätt, till exempel via sociala medier, i samtal och mail med vår kundtjänst eller med någon av våra funktionsbrevlådor. När du kommunicerar med oss hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss och vi behandlar dina personuppgifter för att till exempel besvara dina frågor, hantera ditt ärende eller hantera ett klagomål. Vi behandlar personuppgifterna från dig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att besvara och hantera ditt ärende.
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt våra hanteringsanvisningar.
När du väljer att kommunicera med oss genom sociala medier (Facebook, Instagram och LinkedIn) gallras inlägg och raderas senast 12 månader efter det att inlägget publicerats.
Hur länge lagrar ni mina personuppgifter?
Vi sparar inte dina personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Det innebär att vi gallrar dina personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning.
Då vi är ett kommunägt bostadsbolag måste vi även förhålla oss till exempelvis offentlighetsprincipen, arkiv- och bokföringslagen. Utöver det specifika ändamål som vi från början samlade in uppgifterna för kan vi behöva bevara uppgifterna enligt gallringsbeslut från Stadsarkivet.
Vem delar vi dina personuppgifter med?
Vi anlitar ett flertal leverantörer för att kunna administrera och bedriva vår verksamhet samt erbjuda dig olika tjänster. I den mån det är nödvändigt kan vi behöva dela dina personuppgifter med dessa leverantörer. Leverantörer ska inte behandla personuppgifterna för något annat ändamål än det vi angivit vid avtalstecknandet. Vid behov tecknas alltid ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören.
Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med andra självständiga personuppgiftsansvariga myndigheter eller företag, exempelvis inkassobolag, försäkringsbolag och olika myndigheter.
Med anledning av att vi är ett kommunalägt bostadsbolag lyder vi under offentlighetsprincipen och behöver därför lämna ut allmänna handlingar till allmänheten när så begärs. Vid sådana förfrågningar gör vi alltid en sekretessprövning. Tänk därför på vilka uppgifter du skickar till oss. Vi måste behandla alla uppgifter du skickar till oss. Eftersom vår ambition är att endast hantera de uppgifter som kundförhållandet kräver ber vi dig att bara skicka det vi frågar efter eller det som behövs för att vi ska kunna handlägga och utreda ditt ärende.
Vilken rätt har jag att begära information?
Du har rätt att få en bekräftelse på de personuppgifter vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag. Du har även rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter ändrade eller kompletterade. Vid ett utlämnande av registerutdrag kommer vi att behöva säkerställa din identitet.
Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade samt begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Dina rättigheter omfattar även rätten att begära radering och dataportabilitet. Begäran enligt ovan ska ställas till info@svenskabostader.se.
Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen har du rätt att klaga till oss och till tillsynsmyndigheten som heter Integritetsskyddsmyndigheten. Du kan kontakta oss gällande vår personuppgiftshantering via info@svenskabostader.se eller till vår kundtjänst 08-508 370 00.
Hur behandlar vi dina personuppgifter på våra webbplatser?
Du kan besöka Svenska Bostäders webbplats utan att avslöja din identitet eller lämna uppgifter om dig själv. I vissa situationer, till exempel när du loggar in på Mina sidor, behöver vi vissa uppgifter om dig för att kunna förse dig med information om din bostad eller ditt bostadsområde. Vi gör detta med det berättigade intresset att kunna förmedla olika e-tjänster för ditt boende samt kunna ta emot ärenden från dig.
Länkar till andra webbplatser
På Svenska Bostäders webbplats finns det länkar till andra webbplatser. Svenska Bostäder ansvarar inte för dataskyddet för dessa webbplatser eller innehållet på dem.
Kakor
Vi använder kakor, även kallade cookies, på vår webbplats. En kaka är en fil som webbplatsen kan skicka till en användares webbläsare. Den sparas därefter i användarens system som en anonym identifierare. Med hjälp av kakan kan en dator, men inte dess användare identifieras.
De anonyma uppgifter som Svenska Bostäder samlar in via kakor används och analyseras endast som en helhet, med syftet att förbättra innehållet och tjänsterna som erbjuds på webbplatsen. Kakor kan också möjliggöra att du som en gång har loggat in och använt våra tjänster inte behöver ange ditt lösenord vid nya besök. Detta gör vi med anledning vårt berättigade intresse att förbättra och utveckla vår webbplats.
Du som inte vill ta emot kakor eller som vill få ett meddelande när en kaka håller på att sparas på din dator kan göra den inställningen i din webbläsare, om webbläsaren möjliggör det. Du bör känna till att det kan medföra att du inte kan se vissa delar av webbplatsen som skulle kunna göra upplevelsen bättre, om du inte tillåter kakor.
Säkerhet
Det är viktigt att dina personuppgifter är skyddade. Därför arbetar vi aktivt med att säkerställa att lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder vidtas för att skydda de uppgifter vi har om dig mot otillbörlig åtkomst, förändring och förstörelse. Till exempel skyddar vi våra system genom brandväggar och har behörighetsnivåer i systemen för att uppgifter ska vara tillgängliga endast för dem som behöver behandla dem.
Vid misstanke om vilseledande eller annan otillbörlig användning av våra tjänster förbehåller vi oss rätten att lagra dessa uppgifter under en längre period till dess att misstankarna utretts.
Frågor om dataskydd och tillgång till uppgifter
Har du frågor om vår hantering av personuppgifter, rättelse av personuppgifter, registerutdrag eller annat som rör dataskydd som berör Svenska Bostäder är du välkommen att ringa 08-508 370 00 eller skicka e-post till info@svenskabostader.se. Vi har ett Dataskyddsombud som du kan nå via denna e-postadress.
Tillsynsmyndighet för hantering av personuppgifter är Integritetsskyddsmyndigheten. Du kan läsa mer om rättigheter och skyldigheter på deras webbplats imy.se.